Politique générale en matière de vie privée et d’utilisation de cookies

                                                                                                          Le 14/08/2020

La présente Politique Générale Vie Privée (la « Politique ») s’adresse :

  • aux membres de notre personnel potentiels, actuels et anciens ;
  • à nos administrateurs potentiels, actuels et anciens ;
  • à nos actionnaires potentiels, actuels et anciens ;
  • à nos contacts professionnels et fournisseurs ;

dans la mesure où il s’agit de personnes physiques (tels que des indépendants) ainsi que les représentants ou personnes de contact de ces personnes ayant la qualité de personne morale ; et

  •  aux visiteurs de notre site internet, https://www.les4chemins.be (le « Site »).

Cette Politique ne s’applique pas aux informations traitées concernant les personnes morales.

La présente Politique vous est adressée car la S.A. Société des Quatre Chemins (la « Société ») dont le siège social est sis rue du Try au Chêne 6, 1470 Genappe, et qui est immatriculée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0445.872.475, traite des informations vous concernant qui constituent des « données personnelles » et la Société accorde une grande importance à la protection de ces données et de votre vie privée.

La Société est le « responsable du traitement » de vos données personnelles, dans la mesure où elle décide pourquoi et comment elles sont traitées ». Dans cette Politique, « nous » et « notre » se réfèrent à la Société.

Depuis le 25 mai 2018, la Société est soumise aux nouvelles règles de protection des données du Règlement Général de Protection des Données[1] (le « RGPD ») applicables dans toute l’Union européenne, ainsi qu’à toute législation nationale en matière de protection des données à caractère personnel applicable.

Conformément à notre engagement de protéger vos données personnelles, nous souhaitons vous informer et vous expliquer en toute transparence :

  • pourquoi et comment la Société collecte, utilise et conserve vos données personnelles ; et
  • quels sont vos droits en lien avec ce traitement.

1. Quel type de données personnelles collectons-nous ?

Nous collectons des données d’identification de base concernant toutes les personnes physiques avec lesquelles nous interagissons, à savoir celles appartenant aux catégories décrites dans l’introduction de cette Politique, telles que votre nom, titre, fonction, le nom de votre entreprise ou association, votre adresse électronique et/ou postale, les numéros de téléphone fixe et/ou mobile.

Ces informations nous sont soit fournies directement par vous-même, par la personne morale pour laquelle vous travaillez (p. ex. si vous êtes la personne de contact chargée par votre employeur d’interagir avec la Société) ou sont obtenues de sources publiques (p. ex. les informations publiées au Moniteur belge ; les profils accessibles sur les réseaux sociaux).

En outre nous recueillons :

  • en ce qui concerne les membres du personnel :
  • votre formation et expérience professionnelle (p. ex. votre historique professionnel et autres informations présentes sur votre CV) ;
  • vos données d’identification (p.ex. copie de la carte d’identité) ;
  • vos données financières (telles que le niveau et le montant de votre salaire, vos dépenses dans le cadre de vos activités pour la Société, le nombre d’années d’expérience professionnelle, vos coordonnées bancaires et les données relatives à votre pension) ;
  • vos informations de sécurité sociale (telles que votre statut fiscal/social, les détails de vos assurances, les informations relatives à vos présences en ce compris les absences dues à une maladie ou à un congé) ; et
  • plus généralement, toute information concernant les activités que vous exercez au sein de la Société (p. ex. nom de la fonction ou horaire de travail).
  • en ce qui concerne les administrateurs :
  • votre formation et expérience professionnelle (p. ex. votre historique professionnel et autres informations présentes sur votre CV) ;
  • vos données financières (comme votre numéro de compte bancaire ou vos dépenses dans le cadre de vos activités pour la Société) ; et
  • plus généralement, toute information concernant les activités que vous exercez au sein de la Société.
  • en ce qui concerne les actionnaires :
  • vos données d’identification (p.ex. copie de la carte d’identité) ;
  • toute information relative à votre actionnariat (p. ex. nombre d’actions, droits y étant rattachés) ; et
  • vos données financières (p.ex. votre numéro de compte bancaire).
  • en ce qui concerne (les représentants de) nos fournisseurs :
  • des informations d’ordre financier (p. ex. : votre numéro de compte bancaire, vos relevés et factures) ; et
  • des informations de nature contractuelle (p. ex. : le type d’accord, les parties et la durée).
  • En ce qui concerne les visiteurs de notre Site :
  • Vos données d’identification électroniques (champs d’en-tête http, adresse IP, informations d’identification du navigateur, informations sur les données de localisation du matériel et des logiciels si elles sont disponibles) ;
  • Des informations concernant votre navigateur et votre appareil (p.ex. le domaine du fournisseur de services internet, le type et la version du navigateur, le système d’exploitation et la plateforme, la résolution de l’écran, le fabricant et le modèle de l’appareil) ;
  • Les informations que vous introduisez dans le formulaire électronique (p.ex. nom, prénom, adresse email, message) ou que vous envoyez par email à l’adresse email de la Société ; et
  • Les informations collectées par les cookies placés sur le Site.

Les cookies sont des petits fichiers textes qui sont stockés par votre navigateur sur votre ordinateur ou appareil portable quand vous visitez le Site. Le Site utilise uniquement des cookies nécessaires à son bon fonctionnement. Ceux-ci sont repris dans le tableau ci-dessous :

Nom Description Expiration Type
wpml_browser_redirect_test Ce cookie est défini par le plugin WPML WordPress et est utilisé pour tester si les cookies sont activés sur le navigateur. session Fonctionnel
_icl_visitor_lang_js Ce cookie est stocké par le plugin WordPress de WPML. Le but du cookie est de stocker la langue choisie. 1 jour Fonctionnel

Lorsque des données personnelles sont collectées (p. ex. dans des formulaires), nous indiquerons s’il est obligatoire de fournir ces données (avec une astérisque), ainsi que les conséquences d’un refus de fournir ces données.

2. Quand collectons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont collectées par la Société lorsque la Société interagit avec les membres de son personnel, (les représentants de) ses anciens/actuels/potentiels administrateurs, (les représentants de) ses anciens/actuels/potentiels actionnaires, fournisseurs et autres contacts professionnels. Elles sont également collectées lorsque des individus visitent le Site de la Société, complètent le formulaire électronique disponible sur le Site ou envoient des emails à l’adresse email de la Société.

3. Sur quelle base légale et à quelles fins traitons-nous vos données personnelles?

3.1 Base légale du traitement

Nous ne sommes pas autorisés à traiter vos données personnelles sans base légale. Par conséquent, nous ne traitons vos données personnelles que si :

  • nous avons obtenu votre consentement préalable ;
  • le traitement est nécessaire pour exécuter nos obligations contractuelles envers vous ou pour entreprendre des démarches précontractuelles à votre demande ;
  • le traitement est nécessaire pour satisfaire à nos obligations légales ou réglementaires ; ou
  • le traitement est nécessaire aux intérêts légitimes de la Société et il n’affecte pas outre mesure vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux.

Veuillez noter que, lorsque nous traitons vos données personnelles sur cette dernière base, nous nous efforçons de préserver un équilibre entre notre intérêt légitime et votre vie privée.

Exemples d’intérêts légitimes :

  • dans le cadre du processus de recrutement ;
  • faciliter la communication avec (les représentants de) nos fournisseurs, administrateurs et actionnaires ; et
  • protéger la sécurité de nos systèmes informatiques, leur architecture et réseaux.

3.2 Finalités du traitement

Nous traitons toujours et exclusivement les données personnelles dont nous avons besoin pour réaliser des objectifs précis. En particulier, nous traitons vos données personnelles pour atteindre l’un ou plusieurs des objectifs suivants :

3.2.1 membres du personnel

Concernant les membres du personnel potentiels/actuels/anciens, nous traitons des données personnelles dans le cadre :

  • des activités de recrutement;
  • de l’administration du personnel (y compris l’organisation du travail, des dépenses et la gestion des absences) ;
  • de la gestion de la paie (y compris la gestion de la rémunération, des révisions de salaire et des plans de pension et d’épargne) ; et
  • pour atteindre tout autre objectif imposé par la loi et les autorités.

3.2.2   (représentants des) administrateurs

Concernant (les représentants de) nos administrateurs, nous traitons les données personnelles pour :

  • préparer les conseils d’administration ;
  • préparer les assemblées générales ; et
  • gérer les plannings et agendas.

3.2.3   (représentants des) actionnaires

Concernant (les représentants de) nos actionnaires, nous traitons les données personnelles pour :

  • préparer les assemblées générales ;
  • gérer et préparer les réunions ; et
  • payer les dividendes.

3.2.4   (représentants des) fournisseurs et autres contacts professionnels

Concernant (les représentants de) nos fournisseurs et autres contacts professionnels, nous traitons les données personnelles pour :

  • mettre en œuvre des tâches en préparation ou dans le cadre de contrats existants ; et
  • gérer la facturation.

3.2.5 visiteurs de notre Site

Concernant les visiteurs de notre Site, nous traitons les données personnelles pour :

  • améliorer et faire fonctionner notre Site (p.ex. diagnostiquer les problèmes de réseaux, optimiser le trafic, intégrer et optimiser les pages internet quand cela est nécessaire) ; et
  • surveiller et prévenir toute fraude, violation ou autre abus potentiel de notre Site. 

3.2.6 objectifs généraux

Outre les objectifs spécifiques visés ci-dessus, nous traitons l’ensemble des données personnelles recueillies pour les buts suivants:

  • enregistrer les données de contact (p. ex. : les cartes de visite) ;
  • gérer et administrer les relations entre la Société et les personnes concernées ;
  • respecter toute obligation légale imposée à la Société dans le cadre de ses
    activités ;
  • répondre à une demande officielle émanant d’une autorité publique ou judiciaire moyennant l’autorisation nécessaire ; et
  • assurer l’archivage et la tenue des dossiers.

4. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous avons mis en œuvre des mesures d’ordre technique et organisationnel appropriées afin d’offrir un niveau de sécurité et de confidentialité adéquat à vos données personnelles. Ces mesures tiennent compte :

  • de l’état d’avancement de la technologie ;
    • des coûts de mise en œuvre ;
    • de la nature des données ; et
    • du risque lié au traitement.

L’objectif de ces mesures est de protéger vos données personnelles contre toute destruction ou altération accidentelle ou illégale, toute perte accidentelle, toute publication ou tout accès non autorisé et toute autre forme illégale de traitement.

De plus, lorsque nous traitons vos données personnelles, nous :

  • ne collectons et ne traitons que les données personnelles qui sont adéquates, pertinentes et n’excèdent pas ce qui est requis pour réaliser les objectifs visés ci-dessus ; et
  • nous nous assurons que vos données personnelles restent dans la mesure du nécessaire à jour et correctes.

Pour y parvenir, il arrive que nous vous demandions de nous confirmer les données personnelles que nous détenons à votre sujet. Vous êtes également invité à nous informer spontanément de tout changement dans votre situation personnelle, de manière à ce que nous puissions tenir vos données personnelles à jour.

5. Qui a accès à vos données personnelles et avec qui sont-elles partagées ?

5.1 Rapports avec la S.A. Compagnie nationale à portefeuille

Nous sauvegardons vos données personnelles physiquement à notre siège social et sur le réseau informatique qui y est localisé, lesquels sont gérés par la S.A. Compagnie Nationale à Portefeuille. Certains membres du personnel ou administrateurs de cette entité sont des administrateurs ou fournisseurs de service de la Société et y accèdent, aux fins visées sous la section 3.2 ci-dessus, en cette qualité.

5.2 Transferts à des tiers

Nous pouvons transférer ou donner accès à vos données personnelles à des tiers afin d’atteindre les objectifs exposés dans la section 3.2 ci-dessus, dans la mesure où ces tiers ont besoin de ces informations pour exécuter les instructions que nous leur avons données. Ces parties peuvent inclure :

  • des tiers qui traitent les données personnelles, notamment nos fournisseurs informatiques, les banques, les compagnies d’assurance, les notaires, les autres professions règlementées et autres consultants ; et
  • toute autorité nationale et/ou régulateur, cours ou tribunaux, lorsque nous sommes requis de leur fournir vos données personnelles en vertu de la loi ou la règlementation applicable dans l’Union Européenne ou à leur demande.

Les tiers exposés ci-dessus sont contractuellement tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles, conformément au droit applicable, à l’exception des autorités publiques, qui sont soumises à leurs propres règles en la matière.

5.3 Transferts en dehors de l’Espace économique européen

Les données personnelles collectées par La Société peuvent également être traitées dans un pays en dehors de l’Espace économique européen (« EEE ») qui couvre les États membres de l’UE, l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège. Il se peut que les pays hors EEE n’offrent pas aux données personnelles le même niveau de protection que les pays de l’EEE

Si vos données personnelles sont transférées par la Société en dehors de l’EEE, nous prendrons des mesures adéquates afin de veiller à ce que ce transfert intervienne dans le respect des règles applicables en matière de protection des données à caractère personnel. Vous pouvez solliciter des informations supplémentaires à ce sujet et obtenir une copie des mesures prises en exerçant vos droits exposés ci-dessous.

6. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

Nous ne conservons vos données personnelles que durant la période nécessaire pour atteindre l’objectif ou les objectifs pour lequel(s) elles ont été collectées ou pour nous conformer aux exigences légales, réglementaires ou de politique interne.

Nous conservons les données relatives aux membres de notre personnel pendant toute la durée de leur emploi, à moins que des dispositions légales ou réglementaires impératives n’exigent une période de conservation plus longue ou plus courte (par ex. en matière de pension).

Nous conservons les données personnelles relatives aux administrateurs de la Société pendant toute la durée de leur mandat, à moins que des dispositions légales ou réglementaires impératives n’exigent une période de conservation plus longue ou plus courte.

Nous conservons les données personnelles relatives aux actionnaires de la Société pendant toute la durée de leur actionnariat, à moins que des dispositions légales ou réglementaires impératives n’exigent une période de conservation plus longue ou plus courte.

Concernant les contrats, la période de conservation correspond à la durée du contrat qui vous lie (ou qui lie votre entreprise) à nous, additionnée à la période au terme de laquelle les actions en justice découlant du contrat sont prescrites, à moins que des dispositions légales ou réglementaires générales n’exigent une période de conservation plus longue ou plus courte.

Toutefois, si des personnes souhaitent que leurs données personnelles soient supprimées de nos bases de données, elles peuvent solliciter cette suppression comme décrit dans la section 7, et nous examinerons leur demande comme exposé ci-après.

7. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

7.1 Vos droits

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles traitées par la Société en vertu de la présente Politique. Si vous pensez qu’une information dont nous disposons à votre sujet est incorrecte ou incomplète, vous pouvez également en solliciter la correction. La Société corrigera immédiatement l’information en question.

Sous certaines conditions légales, vous avez également le droit de :

  • solliciter l’effacement de vos données personnelles ;
  • solliciter la limitation du traitement de vos données personnelles ;
  • retirer votre consentement si la Société l’a obtenu préalablement au traitement de vos données personnelles (sans que ce retrait affecte la légalité du traitement effectué jusqu’alors) ; et
  • vous opposer au traitement de vos données personnelles à d’autres fins dans certains cas, si la Société traite vos données personnelles sur une base légale autre que votre consentement.

La Société examinera ces demandes, le retrait ou votre opposition au traitement et honorera vos requêtes conformément aux règles applicables en matière de protection des données.

Vous avez également le droit à la portabilité de vos données personnelles. Il s’agit du droit d’obtenir les données personnelles que vous avez fournies à la Société dans un format structuré, usuel et lisible par machine et de solliciter la transmission de ces données personnelles à un tiers, sans que la Société y fasse obstacle, et sous réserve de vos propres obligations de confidentialité.

7.2 Exercice de vos droits

Si vous avez des questions ou souhaitez faire valoir les droits susmentionnés, vous pouvez envoyer un courrier postal à la S.A. Société des Quatre Chemins au 12, rue du Try au Chêne 6, 1470 Genappe (à l’attention de Myriam GOETHALS) en y joignant une copie de votre document d’identité aux fins d’identification, étant entendu que nous n’utiliserons ces données que pour vérifier votre identité et ne conserverons pas cette copie au terme de la vérification effectuée. Si vous nous faites parvenir ce document, veillez à ce que votre photo et votre numéro de registre national soient floutés ou en soient retirés.

Si vous n’êtes pas satisfait par la manière dont nous traitons vos données personnelles, veuillez adresser votre demande à Myriam GOETHALS (info@les4chemins.be) qui examinera votre requête.

En toute hypothèse, vous avez aussi le droit de déposer une plainte devant les autorités compétentes en matière de protection des données, en plus des droits exposés ci-dessus.

8. Modifications apportées à la présente Politique

La présente Politique peut faire l’objet d’amendements. Tout ajout ou modification futur vous concernant quant au traitement des données personnelles décrit dans la présente Politique vous sera communiqué par le canal de communication approprié, selon la manière dont nous communiquons habituellement avec vous.


[1]            Règlement 2016/679 du Parlement européen et du Conseil en date du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE.